En janvier 2016, les établissements publics d’État sont censés avoir adapté leur SI à la réforme budgétaire et comptable. La migration est un processus complexe et de longue haleine, s’appuyant tant sur une forte expertise technique que sur le sponsor de la direction et l’implication des métiers. Alors, quand il reste 3 mois devant soi, quelles sont les mesures les plus urgentes à prendre afin d’être à l’heure ?

 

Entre le cadrage général du projet, la définition d’une nouvelle organisation et des processus, la conduite du changement, évidemment la stratégie SI induite et sa mise en œuvre, la réforme GBCP se veut un projet structurant pour toute organisation concernée, sur une échelle de temps idéalement de deux ans.

Si nous laissons à part, pour les besoins de la démonstration, l’aspect processuel et conduite du changement, la migration GBCP nécessiterait six mois dans l’idéal, ceci après la conclusion de la commande. Difficile dans ces cas là de s’imaginer GBCP compatible en janvier prochain. Si assurément, on n’atteindra pas la complétude, un certain nombre de mesures peuvent être prises maintenant, afin de préparer le terrain et de faciliter la transition en 2016.

 

1- Monter une équipe

La réforme porte en son sein le déploiement d’une meilleure collaboration entre des entités jusqu’ici trop cloisonnées. Les frontières entre les acteurs intervenant dans les processus budgétaires et comptables ne sont plus aussi nettes qu’avant. Dans cet objectif, il demeure indispensable de ne s’engager dans la réforme qu’avec un COPIL solide, composé évidemment de l’agent comptable et de l’ordonnateur, de la direction financière et du contrôle de gestion.

Si l’’erreur à ne pas commettre serait de créer une équipe uniquement informatique, la participation de la DSI demeure néanmoins essentielle, ne serait-ce que pour prendre la main sur l’accompagnement au changement d’outil logiciel. Une DSI en général dispose de chargés d’études ou de projets qui savent très bien accompagner cette transformation.

Pour une GBCP relativement peu maîtrisée, et face au processus défini et proposé par l’AIFE, sommes toutes complexe, il pourra être en outre utile de déclencher l’accompagnement d’une société tierce de conseil, en parallèle de la mise en œuvre logicielle. L’intérêt principal de la démarche étant de faciliter et d’accélérer les travaux d’implémentation de la future solution tout en définissant progressivement et plus finement les aspects métiers impactés par la réforme.

 

 2- Établir le retro planning des urgences du projet

Certaines mesures, si elles n’influenceront pas le choix de l’outil, relèvent d’une part de contraintes réglementaires et d’autre part doivent être prises rapidement afin de permettre la mise en œuvre logicielle.

Il s’agit du fondamental, à commencer par la définition du plan de comptes GBCP applicable et la définition des rôles dans la démarche de constatation du service fait. La structuration du plan étant libre, il est essentiel de pouvoir apporter des réponses précises à son éditeur.

Un mode dégradé dans une logique d’urgence peut en outre combler les lacunes d’une préparation partielle. Pour l’établissement, cela revient non à désigner l’ensemble des personnes responsables de la constatation du service mais une pour x agents, en fonction de l’effectif. C’est une mesure qui doit rester transitoire mais qui a l’avantage d’accélérer le processus.

S’en suit la mise en place de l’infrastructure informatique adaptée au nouvel outil. Une bonne nouvelle pour les retardataires, le mode SaaS garantit une mise à disposition dans des délais brefs, sur le périmètre réglementaire (définition des AE, des CP et mise en place du mécanisme de traitement des engagements juridiques et des constatations de services faits, l’épine dorsale de la réforme).

Courant 2016, la gestion de la politique d’achat, de la comptabilité analytique, ainsi que le mécanisme de dialogue de gestion pourront être déployés dans le temps sur les bases solides établies préalablement.

 

3- Passer par l’UGAP

A 3 mois de l’échéance, passer par son propre service marché serait une erreur stratégique.

L’UGAP a mis en place un dispositif en commun avec la mission GBCP du Ministère de l’Économie et des finances et le Service des Achats de l’État pour proposer aux établissements relevant du décret n° 2012-1246 un vaste choix d’offres logicielles et de prestations d’accompagnement spécifiques GBCP.

Premier point d’importance, il ne faut pas chercher à adapter son SI finances, eu égard aux délais de développement. Compte tenu de l’urgence, c’est une migration qu’il faut envisager. Certaines offres logicielles complètes sont disponibles et conformes au décret GBCP.

La GBCP étant par nature nouvelle et différenciante, même les établissements les plus avancés n’ont pas ressenti (encore) le besoin de faire procéder à des développements spécifiques sur le cœur du sujet. Si certaines interfaces ont pu être demandées sur des aspects périphériques, les acteurs de la réforme ne disposent pas encore du recul nécessaire pour déterminer avec précision de nouveaux besoins.

En d’autres termes, les suites GBCP sont opérationnelles sans développement spécifique, un gain de temps non négligeable à quelques semaines de l’échéance.

Enfin, sauf à apporter une aide au choix, un contrat d’assistance à maîtrise d’ouvrage ne présente pas de nécessité absolue, l’UGAP ayant fait ce travail d’études en amont. En revanche, on pourra veiller, pour sa sérénité personnelle, à ce que l’offre choisie inclut outre la solution, l’implémentation, la formation voire une assistance éventuelle et la maintenance.

 

4- Intégrer la dématérialisation

La GBCP implique la dématérialisation des processus internes, des pièces justificatives et des échanges externes. C’est donc un changement de cap majeur dans les pratiques des établissements publics, (sans oublier une grande part d’administrés et d’entreprises), encore très attachés aux documents matérialisés.

La situation et les efforts de changement varieront en fonction de la présence d’une solution de dématérialisation ou son absence dans l’organisation. Précisément, toute démarche de dématérialisation (comme l’usage des parapheurs électroniques) déjà entamée au sein de l’établissement participe d’une conduite du changement dont on pourra se féliciter.

Pour les établissements déjà équipés, certaines solutions GBCP seront en mesure de se connecter à la solution de gestion électronique des documents (GED) transverse et de l’alimenter. En l’absence de solution existante, l’important sera de veiller à la présence d’une GED fortement corrélée au projet GBCP, orientée finances et capable d’une forte interopérabilité avec de futures solutions plus globales de type métier.

 

5- Impliquer rapidement les collaborateurs

L’utilisateur se trouve au cœur du processus GBCP. La constatation du service fait est une étape primordiale qui aura pour conséquence de renforcer la responsabilisation des services. Concrètement, les solutions GBCP intègrent des modules d’enregistrement de services faits (dématérialisation du service fait) qu’on paramétrera en fonction des décisions prises lors de la phase de retro-planning, en mode dégradé au besoin.

Cependant, le mode dégradé ne peut être que transitoire, au risque d’immobiliser un agent à la seule constatation du service fait. Ce serait également un contre-sens quand la volonté de la réforme est de gagner en efficacité globale.

C’est pourquoi une seconde phase visant à équiper par exemple les agents en devices mobiles ou en offrant une infrastructure réseau sur le terrain ne devrait pas être négligée. C’est un élément fort d’implication, dans le respect de l’esprit de cette réforme.

Enfin, et plus généralement, il n’est plus l’heure des hésitations. Plus vite les établissements mettront l’outil GBCP entre les mains de leurs utilisateurs, plus vite les bonnes pratiques s’établiront. En mode SaaS, il est tout à fait possible d’ouvrir son budget en GBCP en 2016 sous une solution adaptée, sans avoir recours à des pis-aller qui nécessiteront des retraitements à la main fastidieux. C’est la meilleure des choses à faire, afin de ne pas laisser s’installer de mauvaises habitudes et prendre le pli rapidement de la réforme.

Pour en savoir plus sur Cegid Public http://www.cegid.fr/secteurpublic/logiciel-entreprise-secteur-public.aspx

 

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