La fonction achats pourrait bien se révéler être l’entrée des artistes de la transformation digitale dans l’entreprise. Aux prises avec les nécessités de consolidation, une visibilité des comportements et des flux inégale, et face à des objectifs de performance économique renouvelés, le département achats peut faire d’une pierre deux coups en tablant sur les technologies in memory : automatiser sa compétitivité et diffuser ses effets dans toute l’entreprise.

Le département achat, en alerte CostBuster

Les coûts, les coûts et toujours les coûts. S’il est une direction qui peut ne pas en dormir la nuit, ce serait peut-être bien la direction achats. Ces 10 dernières années, les enjeux se sont déplacés sur la gestion des achats indirects. Non stratégiques, ils restent indispensables à l’entreprise qui aurait bien du mal à tourner sans fournitures de bureau ni locaux propres.

Parmi la pléthore d’achats dits indirects, il est communément admis de différencier ceux, récurrents, qu’on a en principe réussi à rationaliser, de ceux, ponctuels, ad hoc ou encore « sauvages » et qui ont en commun de réussir à passer à travers les mailles du filet de contrôle. Ils représentent en moyenne 20 % du volume d’achat mais provoquent à eux seuls près de 80 % des dépenses liées à la gestion administrative, de la création d’un nouveau statut fournisseur à celle d’un nouveau processus d’achat.

Ombre au tableau des politiques d’achats, les achats indirects ad hoc sont les fantômes du château, qui apparaissent, partent et reviennent quasiment au gré de leur fantaisie et pour lesquels aucun mécanisme amont n’a réussi à dessiner un schéma. Et ceci, dans le meilleur des cas, c’est-à-dire quand l’entreprise est parvenue à optimiser ses achats indirects récurrents…

La gouvernance du coût et de l’acte d’achat

Concrètement, les objectifs de la direction achat portent en premier lieu sur la recherche de la performance économique et sur la gestion CTA_SCC-SAP_HANAdu risque, notamment celui de défaillance d’un fournisseur. Vient ensuite la professionnalisation des collaborateurs, suivie de près par l’amélioration de l’acte d’achat d’un point de vue social et sociétal, dans une démarche de production éthique et écologique.

C’est bien pourquoi tout, absolument tout commence par la capacité de disposer d’une vue à 360° des achats réalisés au sein de l’entreprise au sens large. Groupe et filiales partagent au minimum les budgets, le reporting, les comptes consolidés et les business plans. De là à affirmer qu’ils partagent également l’information de l’approvisionnement, rien n’est moins sûr.

Car de nombreux aspects se conjuguent pour aveugler les contrôleurs. D’un côté, les achats sauvages, réalisés dans l’urgence, sans contrôle. Ils ne relèvent pas plus d’une organisation spécifique visant à en constater le bien fondé, voire la réalité. Mais les achats récurrents peuvent aussi dissimuler des incohérences, compte tenu des niveaux de capacités de dépenses octroyés. L’absence ou la relativité de l’organisation mise en place contribue à diluer la connaissance globale de l’existant. Si nombre d’entreprises disposent aujourd’hui d’un ERP, il n’est pas rare de découvrir qu’un même fournisseur y est référencé plusieurs fois, au sein de contrats différents, conduisant à acheter… à des prix différents, CQFD.

Être informé dans la seconde, un fantasme ?

Pour rester informée, la direction achat s’appuie au mieux sur les rapports produits à plusieurs jours d’intervalle des commandes réalisées. Ce décalage, cumulé sur l’année, recèle un coût vertigineux et in fine, une perte de compétitivité pour l’entreprise.
Le gap se forme en l’absence de consolidation du cache de l’entreprise. Or pour beaucoup, monitorer et maîtriser la gouvernance des achats en temps réel relève encore du fantasme. C’est oublier l’extraordinaire pouvoir de traitement en temps réel des technologies in memory. Comme ce sont ceux qui les font qui en parlent le mieux, Jacques Jouanny, Channel Digital Platform Manager chez SAP, tient à en préciser l’intérêt le plus concret et le plus direct : « à partir du moment où l’entreprise manipule une donnée et lui applique un traitement, la logique veut que la donnée soit en mémoire mais aussi et surtout le moteur prescriptif / prédictif. Aujourd’hui, la technologie lie le transactionnel à l’analytique. Le résultat est la production de business analytics qui sont la vraie plus-value d’un ERP ».

Dès lors que l’entreprise peut confronter en temps réel la réalité des commandes à sa politique d’achat, elle est en position de concentrer au sein d’une même solution les missions d’un directeur financier, le rôle d’un contrôleur de gestion et le respect de ses obligations de gouvernance, risques et conformité.

Toute l’entreprise In memory

Le monitoring en temps réel des achats réalisés est la première marche de l’élaboration d’un processus de gestion, de définition des politiques d’achat et des axes d’optimisation. Les technologies in memory s’avancent avec une proposition de valeur très complète, qui couvre tant l’aspect stratégique (définition des seuils et des workflow) que la gouvernance proprement dite, comme le pilotage en continu de la politique ainsi définie. Révélation des incohérences, déclenchement d’alertes, anticipation et modélisation des flux de trésorerie viennent en soutien d’une fonction achat qui ne sera plus jamais prise au dépourvu.

Le in memory simplifie l’infrastructure pour procurer l’accélération des traitements indispensable à la génération des algorithmes prédictifs, de façon automatique, par tests de scénarios What if, ou encore en machine learning. D’un côté, l’automatisation joue au service de la performance économique et confère aux équipes le temps nécessaire pour se consacrer à leurs objectifs gestion des risques, professionnalisation et RSE.

De l’autre, cette nouvelle compétitivité née au sein du service achat pourra s’étendre, progressivement, à toutes les entités du groupe ou de l’entreprise, qui sans aucun doute, sauront quel bénéfice tirer de cette nouvelle visibilité de leurs données. Même si, pour cela, faudra-t-il oser faire émerger toutes les scories de son système, et l’en nettoyer.

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