La réduction de la dépense IT au sein de l’Etat est en marche : infrastructures matérielles ou actifs logiciels, la logique est à la mutualisation entre les ministères. Le parc applicatif est un levier important d’économies. Ça tombe bien, de nombreuses solutions existent…

Le parc applicatif d’État au régime forcé

À lui seul le Ministère de la justice dispose de 150 applications métiers et de gestion. Ce n’est pas nous qui l’affirmons, mais l’Union syndicale des magistrats herself. Quant à supposer que l’ensemble du personnel les maîtrise toutes de A à Z, c’est encore un autre débat. Quoi qu’il en soit, la Disic (Direction interministérielle des systèmes d’information et de la communication) dispose certainement de chiffres ministériels consolidés à faire pâlir, sans aucun doute, le plus « accroché » des directeurs financiers.

Infra etat

Ce n’est d’ailleurs pas une nouveauté. Et le repositionnement vers des projets IT
de plus petite taille, sur des périodes également plus courtes, a largement amorcé
le grand nettoyage de printemps, sur les logiciels notamment. Sans compter les coupes budgétaires de 20 à 40 % réparties sur 5 ans annoncées par le Premier Ministre en 2014.

Ingrat. C’est sans doute ce que penseront les responsables informatiques des ministères concernés face au futur démantèlement d’un parc applicatif, peu reconnu et mal aimé. C’est pourtant un processus bénéfique indispensable à tout projet d’investissement futur. Même si cela n’a pas toujours été le cas, l’empilement logiciel dans certaines institutions s’étant érigé en norme.

Pas question pour autant d’un ménage aveugle par la verticale ! Géré en mode projet au même titre qu’une implémentation, le démantèlement d’un parc applicatif commence par des audits internes sérieux. Avant que des tiers n’aient l’idée de s’en charger…

Audit : prévenir ou guérir ?

L’audit de l’éditeur : le cauchemar de nombreuses DSI. Pourtant largement décriée outre-atlantique, la pratique, dont les plus gros éditeurs se sont fait une spécialité, arrive sans surprise en France. Et les organismes publics ne sont pas épargnés, en particulier en amont du lancement d’un marché public et en aval, en cas d’échec commercial.

Autant dire qu’il est alors trop tard pour bénéficier du retour d’un audit interne. Regrettable, car ses atouts sont nombreux. En particulier lorsqu’il s’inscrit dans le grand mouvement de rationalisation engagé sous l’égide de la Disic depuis le 1er août 2014 : suppression des licences redondantes ou inexploitées, tarifs globaux négociés…

Car en matière de licences logicielles, et parfois de contrats de maintenance Audit Etatassociés, les surprises peuvent être de taille : applications installées pour un besoin temporaire puis tombées dans l’oubli le plus total (tandis que les coûts engendrés continuent de courir), celles dont le périmètre fonctionnel n’a plus de sens, celles dont on ne sait plus se servir ou encore celles dont le coût par utilisateur tend à exploser.

Et enfin bien sûr (et peut-être les plus coûteuses et sans maîtrise) celles dont on ne respecte pas ou plus (même de bonne foi) le périmètre accordé par la licence. Bref, si de l’extérieur ces situations parfois ubuesques peuvent prêter à sourire, la note salée qui en découle a de quoi faire pleurer même le plus jovial des contribuables…

Négocier, mutualiser et… profiter des soldes !

Cesser l’exécution d’un contrat de licence ? Possible mais pas toujours souhaitable. Renégocier en revanche est indispensable. Reste que l’obtention de tarifs à la fois intéressants et cohérents d’un ministère à l’autre peut être un chemin de croix, et tourner à l’affrontement de géants. Avec d’un côté L’Etat, acheteur public, qui ne se plie pas facilement aux engagements exigés par les éditeurs d’un autre côté.

Et le transfert de propriété de licences ? Pourquoi pas en effet. Car c’est une solution très pragmatique. L’idée est simple : partager des licences entre ministères lorsque ces derniers n’utilisent que partiellement les logiciels. Comme c’est le cas de la DGFip, qui n’exploite Oracle que trois mois de l’année pour les télédéclarations de revenus. Dès lors, autant mutualiser avec une autre entité d’État.

ELicence softnfin, pourquoi ne pas profiter des soldes ? Car contrairement aux idées reçues, il n’y a pas queles cuisinistes et le prêt-à-porter qui soldent. Certains éditeurs ont une pratique assidue de la promotion. Il faut pour cela suivre de près la saisonnalité des clôtures de comptes des éditeurs. A noter tout de même que certains d’entre eux sont plus généreux que d’autres en matière promotionnelle !

 

En résumé, sans contrôle de son régime alimentaire, le parc applicatif a une forte tendance à l’embonpoint. Lui faire retrouver une silhouette plus estivale reste cependant possible. Mais comme pour tout régime, la réussite impliquera un accompagnement et une gestion efficace du changement.

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