Les équipes françaises et anglaises de SCC viennent d’adopter l’application mobile de dématérialisation des notes de frais. Premiers retours avec Olivier Hertu (DSI) et Vincent Chevauché, IT Service & Innovation Lead.

 

Objectif dématérialisation des notes de frais : 5 000 collaborateurs à convertir

Un vrai dinosaure ! Le logiciel de gestion des notes de frais utilisé par les 5 000 collaborateurs de SCC en France et au Royaume-Uni datait de plus de 15 ans. « Il était temps de moderniser notre dispositif de notes de frais ! » assure Olivier Hertu. Le rêve ? Un outil le plus standard possible mais évolutif et adaptable à la politique des notes de frais des deux pays. Bénéfices visés : augmenter de 70 % la productivité des utilisateurs, des managers et des équipes traitant les notes de frais, mais aussi diminuer les fraudes et les non conformités de 40 %.

 

Le change management à tous les étages 

La phase pilote a pu débuter en juin 2018 après le choix de SAP Concur et la création d’un panel d’utilisateurs. Ceux-ci ont bénéficié d’une multitude de ressources : un site dédié sur la plateforme collaborative interne dotée d’une FAQ, de vidéos, de webinars, d’un support VIP disponible et réactif… Parfait pour affiner et tester l’ensemble des fonctionnalités avec des collaborateurs d’horizons très variés. « Et indispensable pour confirmer la capacité de Concur à répondre à l’ensemble de nos besoins », estime Vincent Chevauché. «  On trouve tout dans la solution standard car c’est elle qui s’adapte aux politiques des notes de frais et non l’inverse ». Pratique !

 

Une note de frais réalisée vitesse grand V

Scanner ses tickets et enregistrer les informations au fur et à mesure des dépenses avec son mobile où l’on veut, quand on veut : la promesse Concur est devenue réalité en juillet pour les utilisateurs anglais, en septembre pour les Français. Avec, dès le début une adhésion forte : « Auparavant, les collaborateurs passaient une demi-journée chaque fin de mois au bureau pour traiter leurs notes de frais, c’est vraiment du temps gagné » relèvent les deux spécialistes IT. Validation accélérée aussi du côté des managers, alertés en temps réel. Et in fine davantage de fluidité et de clarté dans le traitement. A la clé : un paiement plus rapide et fiabilisé. « Nous ne doutons pas du gain réel sur la productivité du service Finances. Nous le mesurerons dans un second temps », ajoutent Olivier et Vincent.

 

Avec Concur, un premier pas vers la digitalisation

SAP Concur n’est que la première pierre de l’édifice de transformation numérique de SCC. Tout sauf un hasard. « Outil moderne, simple et sympa, Concur est un bon laboratoire pour une entreprise qui veut entreprendre sa transformation digitale et faire adhérer ses collaborateurs, considère Olivier Hertu. Car avec cette solution, la technologie se met enfin au service de l’utilisateur ». Et c’est ce qui fait toute la différence.

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